Электронный технический документооборот

Введение

Все большое количество компаний задумывается об отказе от бумажного документооборота и полном переходе на электронный документооборот, в том числе и относительно работы с техническими документами. Данная потребность связана с различными вызовами и возможностями: экология, повышение управляемости и прозрачности, минимизация пространства под фонды и архивы технических документов.

Активно развивается государственное регулирование в области повышения юридической значимости и долгосрочного хранения электронных документов. Все это приводит к развитию электронного технического документооборота и систем данного класса.

В рамках статьи мы рассмотрим перспективы развития электронного технического документооборота в строительстве. Но для начала предлагаю определиться, что же такое электронный технический документооборот (далее ЭТДО). ЭТДО – категория процессов, систематизированных в одном или нескольких программных продуктах, обеспечивающих оперативное, прозрачное, безопасное сопровождение и хранение электронных технических документов. Электронный технический документ – это юридически значимый документ, структурно представляющийся в виде файла, содержащего структурированную техническую информацию, и атрибутов к нему.

Возвращаясь к перспективам развития, хочется отметить, что строительство зданий и сооружений относится к динамически развивающимся отраслям экономики. Появляются новые технологии строительства, повышаются темпы строительства, то, что в прошлом десятилетии строилось в течении нескольких лет в настоящее время возводится за несколько дней. Такие темпы развития строительной отросли приводит и к новым требованиям к техническому документообороту, его прозрачности, управляемости, качеству, безопасности и объему.

Продукт Bimeister Flow

Продуктовая команда ГК «Бимейстер» оценила перспективы развития рынка программных продуктов, сопровождающих технический документооборот и своевременно приняло решение по развитию продукта Bimeister Flow. Данный продукт входит в экосистему Bimeister в качестве флагмана и ориентирован на крупных и средних игроков строительной отросли и динамически развивающихся добывающей и энергетической отраслей, которые непосредственно связаны с большим объемом строящихся объектов капитального строительства. Продукт Bimeister Flow адаптирован для сопровождения всех этапов жизненного цикла как объектов промышленного, так и объектов гражданского строительства.

При разработке концепции Bimeister Flow мы учли тот фактор, что большинство ошибок (до 80%) формируется на этапе проектирования и поэтому особенно важно грамотно организовать подготовку (начиная от задания на проектирование), рассмотрение и дальнейшее сопровождение проектной продукции. Ну и конечно мы понимаем, что цена ошибки значительно повышается при работе с опасными производственными объектами, сложными и уникальными объектами капитального строительства.

Поэтому мы считаем, что в первую очередь продукт ориентирован на сопровождение проектной продукцией для соответствующих объектов капитального строительства, а также на сопровождение конструкторской, технологической и исполнительной документацию.

Также хочется отдельно поговорить о форматах документов, с которыми работает продукт Bimeister Flow. К ним относятся документы 2, 3 и 4-х мерных форматов, которые обеспечиваются всей необходимой атрибутикой, возможностью индивидуального и массового рассмотрения, подписания ЭЦП и дальнейшего сопровождения технических документов в рабочем фонде с последующей их передачей в архивный фонд.

Ключевые участники технического документооборота в строительстве

Bimeister Flow обеспечивает взаимодействие ключевых участников технического документооборота в области строительства, включая технического заказчика, инвестора, эксплуатирующую организацию, генерального проектировщика и генерального подрядчика СМР. Взаимодействие можно организовать как в рамках одного контура, так и при наличии нескольких контуров.

На вопрос: можно ли организовать взаимодействие не только ключевых участников технического документооборота в рамках продукта, мы однозначно можем утвердительно ответить. Bimeister Flow готов к такому вызову. Чем больше компаний, ориентированных на долгосрочное партнерство, участвует в электронном техническом документообороте на базе Bimeister Flow, тем больше можно получить бонусов для каждой из компаний. 

Кроме того, продукт позволяет организовать гибкое взаимодействие между подразделениями одной компании с распределением прав доступа, полномочий и ответственности каждого участника документооборота. 

Именно реализация данного подхода позволяет Bimeister Flow позиционироваться как высококонкурентное программное обеспечение как на рынке РФ, так и за его приделами. 

Основные вызовы

Основными вызовами при организации взаимодействия ключевых участников технического документооборота является:

- наличие разных контуров, в рамках которых осуществляется обмен техническими документами;

- отсутствие правил и регламентов ведения структуры документации;

- требования по долгосрочному хранения технических документов (более 10 лет) без потери их юридической значимости;

- отсутствие отстроенных бизнес-процессов по сопровождению технического документооборота между его участниками;

- отсутствие единого подхода к управлению технической документацией,

все вышеперечисленное значительно усложняет управление технической документацией и приводит к следующим последствиям: 

- несистематизированный сбор замечаний;

- отсутствие оперативного отклика на запрос документации и отработку замечаний;

- большое количество итераций отработки замечаний,

и как результат: срыв сроков по этапам подготовки и сопровождения технических документов, например: несвоевременное утверждение проектной документации и/или несвоевременная выдача РД в производство работ.

Возможности продукта 

При проработке концепции Bimeister Flow продуктовая команда рассматривала основные вызовы с точки зрения возможностей будущего продукта, что в последствии позволило создать конкурентное решение.

Модель возможностей продукта Bimeister Flow представлена на рисунке 1.

Рис. 1. Модель возможностей продукта Bimeister Flow

Продукт представлен тремя глобальными возможностями:

• единая информационная среда для управления и хранения документации;
• маршрутизация задач и сопровождение технических документов, в том числе, оповещение и управление пакетным обменом документацией с внешними контрагентами;
• аналитика по причинам отклонений, которые позволяют реализовать глобальные бизнес-процессы по сопровождению технической документации;
• формирование объектов данных;
• движение объектов данных;
• анализ объектов данных.